Zákazky cez deň, administratíva celý večer? Čo sa dá v malej firme zautomatizovať

Každý podnikateľ, ktorého poznám, má rovnaký problém. Cez deň robí to, čo vie a čo ho živí. A večer, keď by mal byť s rodinou, sedí nad mailami, tabuľkami a faktúrami.

Väčšina tej večernej práce sa pritom opakuje. A čo sa opakuje, to vie robiť systém.

Ako to vyzerá v praxi

Pár vecí, ktoré bežia samé na mojich projektoch a u mojich klientov:

• ✓Pripomienka termínu – klientke Michaely Berger príde deň vopred sama, Michaela nemusí nikomu písať.
• ✓Mesačná uzávierka – príjmy, náklady a čistý zisk sa spočítajú samé, bez excelu.
• ✓Registrácia a platba – nový člen Fusion Academy sa zaregistruje a zaplatí kartou sám.
• ✓Ponuky z iného systému – na webe makléra sa načítajú každú hodinu samé.
• ✓Nový dopyt – na mojom webe sa z neho sám založí kontakt a úlohy; keď do 24 hodín nereagujem, systém ma upozorní.

Kde začať

Zober si papier a jeden týždeň si píš všetko, čo robíš ručne a opakovane: odpisovanie na tie isté otázky, potvrdzovanie termínov, prepisovanie objednávok do tabuľky, vystavovanie faktúr, posielanie pripomienok. Pri každej veci si poznač, koľko ti to zaberie.

Zvyčajne vyjdú dve-tri veci, ktoré žerú najviac času. Tam sa oplatí začať. Automatizácia nemusí byť veľký projekt – často ide o jedno prepojenie medzi nástrojmi, ktoré už používaš.

Čo to stojí

Záleží, čo treba prepojiť. Preto ti nepoviem cenu naslepo – napíš mi, čo robíš ručne, a ja ti poviem, čo sa dá zautomatizovať a koľko by to stálo. Písomne a vopred.